Az ügyfelek a beadványaikat elsősorban írott formában, a portaszolgálatokon kihelyezett gyűjtőlábában helyezhetik el, valamint elektronikus és postai úton juttathatják el a Polgármesteri Hivatalnak.

A Polgármesteri Hivatalt személyesen csak kivételesen indokolt esetben lehet felkeresni. A személyes megjelenés előtt az ügyfélnek telefonon keresztül kell megkeresnie az ügyintézőt, aki az ügyével kapcsolatban részletes tájékoztatást ad, és feltétlenül indokolt esetben időpontra hívja be az ügyfelet, a hét minden munkanapján munkaidőben a Polgárok Házában működő ügyfélszolgálatra.

Az Adócsoport, a Városrendészeti csoport, a Végrehajtási Csoport, a Főépítészi Csoport munkatársait ügyfélfogadási időben, telefonon előre egyeztetett időpontban, a Polgárok Házában működő ügyfélszolgálaton lehet felkeresni.

Az anyakönyvvezetők telefonos előjegyzés alapján saját irodájukban fogadják az ügyfeleket.

A Városfejlesztési és Városüzemeltetési Irodán ügyfélfogadási időben, kialakított ügyfélfogadó pultnál fogadják az ügyfeleket.

A Humán Iroda munkatársai a Budai út 8. szám alatti irodahelyiségükben fogadják személyesen az ügyfeleket, szinén ügyféfogadási időben.

Az ügyfélfogadáson (is) kötelező a szájat és az orrot eltakaró eszköz, orvosi maszk viselése, 1,5 méter védőtávolság megtartása, valamint a bejáratoknál kihelyezett kézfertőtlenítő használata. Az ügyfeleknek a maszkot az épületben való tartózkodás teljes időtartama alatt viselniük kell. Erre a portaszolgálat munkatársainak (akiknek szintén maszkot kell viselniük) is figyelmeztetniük kell a beérkező ügyfelet. Amennyiben az ügyfél felszólításra sem tesz eleget ennek, a portaszolgálat munkatársa kikíséri őt az épületből.

A Polgármesteri Hivatal épületeiben az esetleges kontaktszemélyek nyomon követése érdekében a korlátozott ügyfélfogadás időtartamán kívül érkező valamennyi belépő személy – pl. vendég, hivatalos személy, képviselő, bizottsági tag, a vezető tisztségviselőkhöz érkező ügyfél – a portaszolgálatokon elhelyezett „Kimutatás a Hivatal épületébe belépő személyekről” szóló nyilvántartást köteles kitölteni érkezéskor és távozáskor a következő adattartalommal: név, dátum, kihez érkezik, érkezés óra, perc, távozás óra, perc, szignó.

Az ügyfélfogadást bonyolító szervezeti egységek munkatársainak is kötelező az ügyfélfogadás ideje alatt maszkot viselni. A Polgármesteri Hivatal a munkatársak részére kötelezően előírt védekezéshez a maszkokat szükség szerint biztosítja.

A Polgármesteri Hivatal fertőtlenítéséről a Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda Gondnoksági feladatokat ellátó szervezeti egysége gondoskodik.